Indice funzionalità

Home page - disposizione degli elementi 

Ricerca degli atti

Ricerca degli atti archiviati

Ricerche combinate

Visualizzazione degli atti recenti

Amministrazione del portale

Installazione dei componenti aggiuntivi (ocx)


Home page - disposizione degli elementi

L'home page è la pagina d'accesso all'applicazione base dell'Albo Pretorio Online. Da essa è possibile accedere a tutte le sezioni principali del sito web. I contenuti proposti nel corpo centrale dell'home page mettono a disposizione i campi di ricerca di maggior utilizzo e le informazioni dell'Ente che mette a disposizione gli atti al pubblico.

Ricerca degli atti

La funzione di ricerca si propone di rendere semplice ed immediata la visualizzazione degli atti di interesse. Ogni atto contiene informazioni che possono essere sfruttate in fase di ricerca. Tali informazioni riguardano l'oggetto, il mittente, la descrizione dell'atto e le date di pubblicazione. Ogni elemento può essere combinato per ottenere delle ricerche incrociate. La ricerca degli atti agisce solamente sui documenti che risultano ancora in vigore ai fini della visualizzazione al pubblico.

Ricerca degli atti archiviati

La funzione di ricerca degli atti archiviati si propone di rendere semplice ed immediata la visualizzazione degli atti di interesse. Ogni atto contiene informazioni che possono essere sfruttate in fase di ricerca. Tali informazioni riguardano l'oggetto, il mittente, la descrizione dell'atto e le date di pubblicazione. Ogni elemento può essere combinato per ottenere delle ricerche incrociate. La ricerca degli atti archiviati agisce solamente sui documenti che risultano non più in vigore ai fini della visualizzazione al pubblico.

Ricerche combinate

Le funzioni di ricerca combinata riguardano l'oggetto, il mittente, la descrizione dell'atto, le date di pubblicazione e le tipologie di atto. Per quest'ultimo elemento esistono già delle voci preimpostate che saranno comunque modificabili dal personale preposto dell'Ente. Ogni elemento  può essere combinato per ottenere delle ricerche incrociate. 

Visualizzazione degli atti recenti

Tramite questa funzione, vengono filtrati in ricerca e resi visibili gli ultimi 30 atti inseriti. Ciò può essere utile per visualizzare velocemente quelli che sono gli ultimi documenti inseriti di interesse.

 

Amministrazione del portale

L'amministrazione del portale consente di modificare le informazioni contenute all'interno dell'archivio. Per accedere da amministratore basterà utilizzare la voce "amministrazione del portale" oppure la voce "log-in" da una qualsiasi delle pagine in cui ci si trova. Per effettuare il log-out e tornare ad avere i permessi da utente normale bisognerà utilizzare la voce "log-out" posizionata in alto a destra e presente solo dopo l'operazione di log-in.

L'amministratore del portale potrà agire sulle seguenti sezioni: 

  • Modifica i dati dell'Ente

  • Gestisci gli atti in archivio

  • Gestisci le tipologie di atti

  • Modifica i dati di accesso amministrazione

La modifica dei dati dell'Ente serve a personalizzare l'applicativo in modo poter inserire i dati relativi all'Ente stesso. Tale funzione sarà utilie anche nel caso di richiesta contatto o invio e-mail, che automaticamente il sistema invierà all'indirizzo presente in archivio dati Ente.

La Gestione degli atti in archivio è il cuore dell'applicativo. Tramite questa funzione è possibile inserire, modificare e cancellare gli atti presenti in archivio con tutti i dati ad essi connessi e con i rispettivi allegati. I dati che si potranno inserire sono: oggetto, mittente, descrizione, data di inizio pubblicazione, data di fine pubblicazione, data effettiva dell'atto, tipologia di documento, stato (in corso di pubblicazione, scaduto, annullato), forma (estratto, integrale, omissis) e  l'unità organizzativa. Oltre a ciò ogni documento potrà avere una lista di allegati direttamente collegati. Tale lista non ha un limite di numero di file nè una limitazione sulla tipologia. Ovviamente in fase di salvataggio e upload del file sarà bene verificare la buona funzionalità degli allegati caricati e il dimensionamento in termini di byte in modo da rendere possibile sia la fase di upload che la fase di successiva di download. Non c'è in ogni caso una limitazione sulle dimensioni degli allegati caricati, ad eccezione del limite di tempo (fissato a 30 minuti) per l'invio stesso degli allegati tramite internet/intranet. La modifica e la cancellazione di un atto sono operazioni rese immediatamente disponibili subito dopo aver effettuato il log-in. Basterà infatti effettuare anche una semplice ricerca per visualizzare accanto ad ogni atto i bottoni  "modifica" e "elimina". L'eliminazione non è immediata ma richiede ulteriore conferma da parte dell'operatore (sia eliminando un atto che un solo allegato). L'eliminazione di un intero documento implica l'eliminazione dal database del record relativo, ma anche l'eliminazione di tutti gli allegati ad esso associato, sia a livello di record che a livello fisico dal server in cui risiedono. Importante è sottolineare che il software provvede automaticamente alla modifica dello stato dei documenti non più visibili (stato scaduto), consentendone la visualizzazione in ricerca ma non consentendone l'apertura degli allegati. Stessa cosa avviene per gli atti/repertorio che si trovano sullo stato "Annullato".

NB. Ad ogni allegato caricato all'interno del Server in cui è installato SiSAlboPretorio verrà associata un'impronta digitale univoca. Tale impronta, generata tramite un algoritmo di hash, serve per identificare ed avere la certezza della genuinità di un documento. E' presente una funzionalità all'interno del portale per la verifica di un file esterno per il quale verrà calcolata l'impronta digitale.

La Gestione delle tipologie di atto sono modificabili ed aggiornabili tramite l'apposita funzione. Ogni tipologia oltre alla descrizione contiene anche un campo di nome "durata GG" in cui sono presenti i giorni di visibilità all'interno del portale per i documenti con questa tipologia assegnata. Oltre il numero di giorni inseriti per ogni tipologia i documenti saranno oscurati automaticamente, ma resteranno comunque visibili se ricercati di proposito come documenti non più in vigore.

La modifica dei dati di accesso (gestione utenti), consente di gestire gli utenti modificandone il nome utente (username) e la password per l'accesso.

La funzione "Report di inserimenti atti/repertorio" consente la visualizzazione di una tabella con gli ultimi 90 atti/repertorio inseriti, specificandone i dati essenziali e la data e l'ora di inserimento nonchè l'operatore che ha eseguito il caricamento. Tale tabella potrà essere stampata mediante l'apposito comando di stampa.

Installazione dei componenti aggiuntivi

Per installare i componenti aggiuntivi scaricare components.zip ed eseguire i files al suo interno. Per installare gli ocx (pdfmaker.ocx) inserire l'indirizzo web ove risiede l'applicativo tra i siti attendibili e impostare il livello di protezione per tale sito al minimo. Installare l'ocx quando richiesto dal browser. La procedura è valida solo nei browser MS IE 6.x o superiore.

Componenti da installare per il corretto funzionamento della pagina:

components.zip (clicca sul nome per scaricarlo)  che contiene i seguenti files:

components.exe (indispensabile)  components2.exe (indispensabile)    vb6runtime.exe (opzionale)

 

 

 

 
     

 

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